Shadow IT – você deve combatê-la ou adotá-la? Nenhum dos dois. Em vez disso, comece a atender às demandas e pressões que a criaram, em primeiro lugar.

Shadow IT pode ser o iPhone pessoal que um vendedor utiliza em uma viagem para acessar um aplicativo de CRM baseado em nuvem. Pode ser um servidor de teste adicional que os desenvolvedores conectam secretamente em uma mesa. Pode ser um serviço baseado em nuvem que um departamento está silenciosamente financiando por conta própria. Não importa a forma de shadow IT, ela existe por um único motivo: os funcionários não recebem os serviços de TI que desejam.

Como lidar com a shadow IT? Você proíbe tudo que não passa pelo carimbo oficial do CIO? Ou rende-se ao “deixe-os fazer o que quiserem”? O CIO de sucesso não faz nenhum dos dois – pelo menos, não o tempo todo. Em vez disso, adapte seu modelo empresarial de TI para atender às demandas em constante mudança que levam à TI não autorizada em sua empresa.

Shadow IT: mocinho ou bandido

A shadow IT acontece por motivos bons e ruins. Se uma tecnologia secreta foi instalada por um bom motivo, aceite. Isso geralmente acontece quando o departamento de TI não teve tempo ou recursos para oferecer uma solução que atendesse a uma demanda de negócios imediata. Porém, a shadow IT nem sempre apoia a empresa. Nesse caso, é preciso combatê-la. Entre os motivos ruins que levam à shadow IT estão o fato de um departamento acreditar que opera de forma diferente do restante da organização ou de alguns funcionários preferirem um produto específico à solução padronizada e aprovada pela empresa.

"O CIO tem a responsabilidade de garantir que as unidades de negócios entendam essa cilada", afirma Tony Young, CIO da Informatica. "Quando você administra uma empresa, há riscos. Você enxerga coisas que pessoas em outras funções talvez não entendam, como questões de conformidade e segurança. O que acontece quando um servidor que executa algo essencial para a empresa está confinado na mesa de apenas uma pessoa? Há uma grande quantidade de dados nesses sistemas, valiosos para toda a companhia, mas separados de tudo", diz ele.

Adote uma abordagem proativa

A melhor forma de evitar a shadow IT é transformar seu modelo empresarial de TI. Pare de pensar na área de TI como apenas mais uma dentro da organização. Em vez disso, transforme-a em um consultor empresarial cujo cliente é sua própria empresa. Esse novo modelo precisa reconhecer que seus profissionais conhecem cada vez mais sobre tecnologia e muitas vezes sabem exatamente o que querem do departamento de TI.

"Faça reuniões individuais com profissionais de diversas áreas de sua empresa para assegurar-se de que está no caminho certo. Crie relações dentro da organização para que as pessoas se aproximem e falem sobre suas necessidades", sugere Young. "Se a TI não se envolver com a empresa e criar relações, as pessoas irão evitá-la."

Uma mudança de cultura dessa grandeza precisa começar pelo CIO. Você deve servir de exemplo, ou seja, estabelecer relações proativamente com pessoas em toda a empresa e conhecer seus objetivos. A área de TI pode inclusive acomodar suas necessidades dentro da atual infraestrutura ou orientar os usuários em direção a uma solução alternativa e satisfatória. Isso pode não erradicar completamente a shadow IT, mas resolverá muitos dos problemas que levam a ela.

Para mais perspectivas sobre outros problemas enfrentados pelos CIOs, siga o blog de perspectivas do CIO Tony Young.