Schatten-IT – Sollten Sie sie bekämpfen oder begrüßen? Nichts von beidem. Beginnen Sie stattdessen, den Anforderungen und Drucksituationen gerecht zu werden, durch die Schatten-IT überhaupt entstehen konnte.

Zur Schatten-IT können die privaten iPhones gehören, mit denen Vertriebsmitarbeiter von unterwegs auf eine Cloud-basierte CRM-Anwendung zugreifen. Darunter kann ein zusätzlicher Testserver fallen, den Entwickler heimlich unter einem Schreibtisch angeschlossen haben. Schatten-IT kann ein Cloud-basierter Service sein, den eine Abteilung dezent selbst finanziert. Egal, welche Form Schatten-IT annimmt, es gibt sie aus einem einzigen Grund: Mitarbeiter erhalten nicht die IT-Services, die sie sich wünschen.

Wie gehen Sie mit Schatten-IT um? Verbieten Sie alles, was nicht den offiziellen Genehmigungsstempel des CIOs bekommt? Oder kapitulieren Sie und denken sich „soll doch jeder machen, was er will“? Der erfolgreiche CIO tut weder noch – jedenfalls nicht ständig. Passen Sie Ihr IT-Geschäftsmodell stattdessen an die sich ändernden Anforderungen an, die überhaupt zum Vorhandensein nicht autorisierter IT in Ihrem Unternehmen geführt haben.

Schatten-IT: Gut und schlecht

Schatten-IT entsteht sowohl aus guten als auch aus weniger guten Gründen. Wenn Technologie aus guten Gründen heimlich installiert wurde, sollten Sie sie bereitwillig aufnehmen. Sie wird normalerweise dann installiert, wenn die IT-Abteilung nicht die Zeit oder Ressourcen hatte, eine Lösung für eine unmittelbare geschäftliche Anforderung bereitzustellen. Schatten-IT unterstützt jedoch nicht immer das Unternehmen. In diesem Fall müssen Sie dagegen vorgehen. Häufig anzutreffende, weniger gute Gründe für Schatten-IT können sein: Eine Abteilung ist der Ansicht, auf andere Weise als der Rest des Unternehmen zu arbeiten, oder ein paar Mitarbeiter ziehen ein bestimmtes Produkt der geprüften Standardlösung vor.

„Der CIO hat die Verantwortung dafür, dass in den Geschäftseinheiten die Fallen bekannt sind“, sagt Tony Young, CIO von Informatica. „Wenn Sie ein Unternehmen leiten, gibt es Gefahren – Sie sehen Dinge, die anderen nicht klar sind, wie Compliance- oder Sicherheitsprobleme. Was passiert, wenn der Server, auf dem etwas Wesentliches für das Unternehmen ausgeführt wird, unter dem Schreibtisch eines Mitarbeiters steht? Auf diesen Systemen sind eine Menge Daten gespeichert, die für den Rest des Unternehmens wertvoll, aber von diesem getrennt sind“, sagt er.

Verfolgen Sie einen proaktiven Ansatz

Die beste Art, Schatten-IT zu vermeiden, ist die Umgestaltung Ihres IT-Geschäftsmodells. Hören Sie auf, IT einfach als irgendeine Abteilung in Ihrem Unternehmen zu sehen. Machen Sie aus der IT-Abteilung stattdessen eine beratende Anlaufstelle für Ihr Unternehmen. Bei diesem neuen Modell muss anerkannt werden, dass Ihre Kollegen aus der Unternehmensleitung sich zunehmend besser mit Technik auskennen und häufig genau wissen, was sie von der IT-Abteilung möchten.

„Führen Sie Gespräche unter vier Augen mit Unternehmenssponsoren, um sicherzustellen, dass Sie das Richtige tun. Schaffen Sie Beziehungen im Unternehmen, damit Mitarbeiter zu Ihnen kommen und Ihnen mitteilen, was sie brauchen“, schlägt Young vor. „Wenn die IT-Abteilung dem Unternehmen gegenüber nicht offen ist und keine Beziehung aufbaut, wird sie von den Mitarbeitern gemieden.“

Eine derartig große kulturelle Veränderung muss beim CIO beginnen. Sie müssen mit gutem Beispiel vorangehen, Beziehungen mit Mitarbeitern im ganzen Unternehmen in Eigeninitiative aufbauen und deren Ziele verstehen. Dann kann die IT entweder innerhalb der vorhandenen Infrastruktur auf deren Anliegen eingehen oder den Benutzern eine alternative, zufriedenstellende Lösung schmackhaft machen. Auf diese Weise wird Schatten-IT zwar nicht gänzlich ausgemerzt, aber es sollte viele Gründe für das Entstehen von Schatten-IT beseitigen.

Sichtweisen auf weitere Probleme, denen CIOs gegenüberstehen, finden Sie im Perspectives Blog des CIOs von Informatica, Tony Young.