IT en la sombra, ¿se debe combatir o adoptar? Ninguna respuesta es válida. En su lugar, intente satisfacer las exigencias y circunstancias que dieron lugar a ella en primer lugar.

El término "IT en la sombra" puede referirse a los dispositivos iPhone personales que los agentes de ventas utilizan para acceder a una aplicación CRM por el camino. O puede ser un servidor de prueba adicional que los desarrolladores conectan en secreto bajo un escritorio. Puede ser un servicio basado en cloud que un departamento financia por su cuenta. Independientemente de la forma que adopte, IT en la sombra está ahí por alguna razón: los empleados no obtienen los servicios de IT que desean.

¿Cómo afronta el problema de IT en la sombra? ¿Prohíbe todo aquello que no lleve el sello oficial de aprobación del director de IT? ¿O se rinde y adopta una actitud “dejar que la gente haga lo que desee”? Un buen director de IT no adopta ninguna de las dos actitudes (por lo menos, no todo el tiempo). En su lugar, adapta el modelo de negocio de IT a las exigencias cambiantes que conducen a la aparición de IT en la sombra en la empresa.

IT en la sombra: buena y mala

La aparición de IT en la sombra se debe a buenas y a malas razones. Si se instala una tecnología en secreto por buenas razones, adóptela. Normalmente, se instala debido a que el departamento de IT no contaba con los recursos o el tiempo necesarios para hacer frente a una exigencia inmediata. Pero la IT en la sombra no es siempre buena para la empresa. En tal caso, es necesario combatirla. Algunas razones equivocadas que provocan a menudo la aparición de IT en la sombra son la creencia por parte de un departamento de que opera de manera distinta al resto de la organización, o bien unos pocos empleados que prefieren un producto en particular, en lugar de la solución estandarizada y aprobada.

“Es responsabilidad del director de IT garantizar que las unidades de negocio sean conscientes de las dificultades que plantea”, comenta Tony Young, director de IT de Informatica. “Al gestionar una empresa, está presente el riesgo. Ves cosas que otros departamentos quizás no entiendan, como problemas de cumplimiento de normativas y seguridad. ¿Qué ocurre cuando un servidor en el que se ejecuta algo que es esencial para el negocio se encuentra bajo el escritorio de algún empleado? En esos sistemas, hay muchos datos valiosos para el resto de la empresa, pero están separados de todo lo demás”, comenta.

Adopte un enfoque proactivo

La mejor manera de evitar la aparición de IT en la sombra consiste en transformar el modelo de negocio de IT. Deje de pensar en IT simplemente como un departamento más de la empresa. Transfórmelo en un consultor de negocio cuyo cliente es la propia empresa. Para que este nuevo modelo funcione, sus homólogos del negocio deben estar al corriente, cada vez más, de la tecnología y saber exactamente qué es lo que quieren obtener de IT.

“Es importante organizar encuentros individuales con los distintos involucrados en el negocio de la organización para asegurarte de que estás haciendo bien las cosas. Debes establecer relaciones, de manera que la gente venga a hablar contigo acerca de aquello que necesita”, sugiere Young. “Si IT no cubre a la empresa ni fomenta las relaciones, la gente evita a IT.”

Un cambio cultural de este calibre debe empezar por el director de IT. Debe predicar con el ejemplo, estableciendo, de forma proactiva, relaciones con personas de toda la empresa para poder entender sus objetivos. A partir de ahí, IT podrá atender sus solicitudes en el marco de la infraestructura existente o encaminar a los usuarios hacia una solución alternativa satisfactoria. Es posible que esto no elimine por completo el uso de IT en la sombra, pero debería resolver muchos de los problemas que conducen a ella.

Para ver perspectivas de otros asuntos a los que el director de IT debe hacer frente, siga el blog sobre perspectivas del director de IT de Informatica, Tony Young.