Il ne suffit pas d'obtenir des données. Vous devez les fournir aux bonnes personnes au bon moment, quand elles sont toujours suffisamment d'actualité pour être utiles.

Les données sont essentielles à la réussite de la société — qu'elles portent sur les clients, les produits, les revenus ou n'importe quel aspect de l'entreprise. Vous pouvez les utiliser pour travailler plus efficacement, plus rapidement et plus intelligemment. Pour ce faire, vous devez découvrir comment fournir les données adaptées aux bonnes personnes au moment opportun. Si les données ne sont pas à jour, elles perdent de leur valeur et de leur pertinence.

« Nous déployons des efforts considérables pour obtenir des données de sources variées et les mettre à la disposition des utilisateurs, mais nous avons tendance à nous concentrer sur l'obtention des informations et leur mise à la disposition des utilisateurs au moment opportun n'est malheureusement pas une priorité », explique Kristin Kokie, vice president of IT enterprise strategic services, Informatica.

« La valeur des données est directement liée au facteur temps. Elles doivent être disponibles au bon moment afin de pouvoir être utilisées à temps pour avoir un impact sur l'entreprise », poursuit-elle.

Obsolescence des données

De toutes les manières dont des données peuvent perdre de leur qualité, la perte de pertinence due à leur caractère obsolète est l'une des plus complexes et des plus fréquemment négligées. Certaines données étaient peut-être tout à fait correctes et très utiles au moment où vous les avez capturées, mais il est pratiquement inévitable que cela change avec le temps. Cela peut se produire pour tout type de données, par exemples les suivants :

• Coordonnées des clients : les adresses postales, numéros de téléphone et adresses e-mail peuvent fréquemment changer.
• Âge des clients : le seul moyen d'effectuer un suivi efficace de l'âge d'une personne est de capturer sa date de naissance.
• Chiffre d'affaires de la société : étant donné que le chiffre d'affaires total change chaque année, vous devez également capturer la date du reporting financier pour assurer sa pertinence.
• Effectif de la société : le nombre d'employés de toute société varie constamment ; il est donc nécessaire d'y associer une date.
• Données relatives à la hiérarchie/aux relations : des modifications telles que l'interruption d'offres de produits ou la scission d'une filiale ont un impact sur les relations entre les données.

Exigences liées à la disponibilité en temps voulu des informations

La pertinence des données étant si importante, vous pourriez vous sentir contraint de fournir toutes les données en temps réel. Or c'est difficilement applicable — voire impossible. Nous vous conseillons plutôt de développer avec vos partenaires commerciaux les exigences liées à la disponibilité en temps voulu des informations pour chaque ensemble de données que vous gérez et d'intégrer ces exigences aux niveaux de service contractuels.

« De nombreux utilisateurs métiers estiment avoir besoin de données en streaming en temps réel. Mais cela coûte cher, et à vrai dire, les personnes qui ont vraiment besoin d'avoir accès à des données en temps réel ne représentent qu'un pourcentage infime », déclare Kristin Kokie. « L'une des tâches du Responsable Informations consiste à repousser et remettre en question les exigences en matière de latence. Demandez à vos utilisateurs métiers de vous donner des exigences liées à la disponibilité des informations en temps voulu, et non en temps réel. »

Pour déterminer ces exigences liées à la disponibilité des informations en temps voulu, remettez en question les différents scénarios d'utilisation pour chaque ensemble de données. Demandez quelles sont les exigences en termes de latence et de mise à jour des données car celles-ci affectent directement la perception de la qualité de vos données. Même si vos données sont tout à fait exactes, si vous ne les fournissez pas suffisamment rapidement et si elles ne sont donc pas suffisamment à jour, vous avez tout simplement perdu votre temps.

De nombreuses possibilités s'offrent à vous pour résoudre ces problèmes. Jetez un coup d'œil à ce cours magistral pour en savoir plus.