FloraHolland - Wereldberoemde veilingklok wordt bron van informatie dankzij Informatica

FloraHolland, één van de twee grootste bloemenveilingen van Nederland, is bij uitstek een plek waar het op de werkvloer draait om informatie – en dan gaat het om meer dan alleen gegevens over steellengtes en kleuren. De beroemde veilingklok herbergt een bron aan informatie waar niet alleen de veiling zelf, maar ook kwekers en handelaren hun voordeel mee kunnen doen waar het gaat om het maken van belangrijke beslissingen. Met behulp van het data integratieplatform van Informatica is deze informatie nu voorhanden in een makkelijk bruikbaar formaat. Het gebruik van deze software zorgt ervoor dat de veiling makkelijker in kan spelen op gebeurtenissen en de haar omringende bedrijven beter van dienst kan zijn.

• Om pdf versie te downloaden

“Ik ben van mening dat je bij het implementeren van een data warehouse altijd moet kiezen voor een ETL tool. Het biedt tenslotte mogelijkheden voor snellere ontwikkeling en zorgt voor lagere onderhoudskosten. In mijn ogen heeft het hele project al genoeg haken en ogen en als je dan niet de juiste middelen gebruikt ben je bij voorbaat al verslagen.”

- Eric van Beek, Locatiemanager I&A bij FloraHolland vestiging Naaldwijk

Uitdaging:
Na de fusie van de vijf vestigingen kreeg FloraHolland te maken met verschillende niet verenigbare informatiesystemen met andere definities en codes. Dit leidde tot de behoefte aan meer geaggregeerde informatie. Daarbij moest de informatievoorziening los gekoppeld worden van de registratie.

Voordelen:

• Komst van data warehouse zorgde voor flexibelere, toegankelijkere en snellere informatievoorziening binnen FloraHolland.
• Verbeterde informatie voor de veiling zelf, maar ook voor kwekers en handelaren.
• De IT afdeling is veel minder tijd kwijt om gegevens uit alle systemen te integreren omdat dit nu geautomatiseerd gebeurd.
• Informatie is nu voorhanden in een makkelijk bruikbaar formaat.
• Het systeem biedt de mogelijkheid om de informatie in de toekomst ook aan te bieden aan derden (inkomstenpost).

Nederland is de grootste producent van snijbloemen en planten ter wereld en verzorgt ruim de helft van de wereldhandel. FloraHolland vervult als marktleider een spilfunctie in de sierteeltketen. Het concern heeft exportveilingen in Naaldwijk en Rijnsburg en regionale veilingen in Bleiswijk, Venlo en Eelde waarbij elke vestiging een eigen verzorgingsgebied, afzetmarkt en karakter heeft. Hierdoor beschikken alle kwekers en kopers over een passende marktplaats.

FloraHolland is een Nederlandse coöperatie van kwekers in sierteeltproducten. De doelstelling van de cooperatie is erop gericht om voor de kwekers de beste prijs voor hun producten te bewerkstelligen. In de kleine 90 jaar die FloraHolland nu bestaat, is deze functie steeds overeind gebleven. “De veiling is een faciliterende organisatie”, legt Eric van Beek, Locatiemanager I&A van de vestiging Naaldwijk uit. “Wij zijn een tussenpersoon tussen handel en kweek. Dat betekent dat de veiling nooit eigenaar wordt van een product. Wij bieden slechts de faciliteiten voor de verkoop, de logistiek en ook de financiën aan.”

Klok

Het bekendste beeld van de bloemenveiling is natuurlijk de veilingklok. Niet voor niets komt deze ook terug in het logo van FloraHolland; de klok is haar handelsmerk geworden. Momenteel beschikt FloraHolland over in totaal 26 veilingklokken waarvan er 10 verdeeld over de verschillende zalen in de vestiging Naaldwijk te vinden zijn. De bloemenveiling is echter 75 hectare groot en behelst dus nog veel meer dan alleen de beroemde klok. Van Beek: “Naast het klok draaien, worden op het terrein van FloraHolland producten ontvangen waarvoor vele koelcellen aanwezig zijn en worden verkoop en distributie geregeld. Om de handel zo efficiënt mogelijk te laten verlopen zijn veel kopers bovendien op het terrein van de veiling gevestigd.”

Het kloksysteem is naast de spil van het dagelijks werk ook een belangrijke informatiebron voor de veiling, aangezien alle transacties van de klok gedetailleerd worden bijgehouden. Hierbij wordt rekening gehouden met transactie-informatie als productgroep, kleur, steellengte, naam, afgesproken productcodering en allerlei andere zaken. Naast het kloksysteem zijn er meerdere systemen voor de logistiek en wordt er gewerkt met een Radio Frequency Identification (RFID) programma waarin elektronisch wordt bijgehouden waar alle karren en partijen zijn.

In het handelssysteem worden de bemiddelingen tussen de verschillende kopers en verkopers bijgehouden en er wordt gewerkt met een systeem voor de financiële afhandeling. Veel bronnen van informatie dus, maar tot voor kort kon van deze informatie maar mondjesmaat gebruik gemaakt worden omdat het het bedrijf aan analysemogelijkheden ontbrak.

Informatievoorziening los van Registratie

“We hadden binnen FloraHolland heel veel behoefte aan informatie”, legt Eric van Beek uit. “Daartoe hadden we een manier nodig om op een slimme manier snel gegevens uit de transactiesystemen te kunnen halen en deze ter beschikking te stellen aan allerlei soorten gebruikers. De transactiesnelheid van alle producten die langs de klok gaan is echter zo hoog dat het systeem niet gestoord kan worden; het moet zijn werk kunnen doen. Daarom moest de informatievoorziening losgekoppeld worden van de registratie. Dat is niet revolutionair, maar was hier wel uiterst noodzakelijk. In het vorig millenium hebben we zo’n systeem nog zelf gefabriceerd, maar je komt in een fase dat dat niet meer voldoet. Dan moet je het op een andere manier gaan aanpakken.

FloraHolland heeft uiteindelijk gekozen voor een nieuw data warehouse met nieuwe hulpmiddelen dat paste in de huidige concepten. Bij deze keuze was een belangrijke rol weggelegd voor Inergy. Inergy is een bedrijf gespecialiseerd in het ontwerpen en realiseren van data warehouses en business intelligence oplossingen op projectbasis en het bedrijf heeft dan ook al vele data warehouse projecten uitgevoerd voor grote organisaties in de diverse branches. Medewerkers van Inergy hebben intensief meegepraat en geadviseerd over de aanpak voor het succesvol implementeren van het data warehouse. Peter Dieleman, Directeur van Inergy legt uit: “Wij zijn betrokken geweest bij de vraag hoe FloraHolland een goed data warehouse op een toekomstvaste, gefaseerde manier kon realiseren. Uiteindelijk hebben wij fixed price, fixed date het eerste deel van het data warehouse ontworpen en gerealiseerd en daarbij de kennis ingebracht om de problemen die het oude systeem kende op te lossen. Met de komst van het data warehouse is de informatievoorziening binnen FloraHolland een stuk flexibeler, toegankelijker en sneller geworden. Deze voordelen worden met name behaald door een goede architectuur, een gedegen ontwerp, de juiste projectaanpak en gebruik van goede hulpmiddelen.”

Verschillende Systemen

Naast de behoefte aan informatie en de problemen met het oude systeem was er nog een belangrijke reden om te kiezen voor een data warehouse waar alle informatie kon samenkomen. Door de fusie van de vijf vestigingen kreeg FloraHolland namelijk te maken met verschillende, niet verenigbare informatiesytemen. Eric van Beek: “Bij de fusie zijn vijf veilingen samengegaan die allemaal werkten met hun eigen systemen waarin informatie geregistreerd werd. Gezien het feit dat we wel één veiling zijn, was er echter behoefte aan meer geaggregeerde informatie. Een systeem dat zeg maar de verschillende vestigingen aan elkaar zou breien. Daarbij speelde wel het probleem dat dit allemaal systemen waren met andere definities en codes.”

Voor het laden van de gegevens uit de verschillende systemen in het data warehouse is gekozen voor de inzet van een ETL tool. De keuze voor een dergelijk hulpmiddel was voor Eric van Beek een logische: “Een ETL tool op zich biedt in mijn ogen geen oplossing. Het hele project is de oplossing. Door een betere architectuur ben je in staat het gedachtegoed onder controle te brengen van de mens. Dat is een veel grotere uitdaging dan het installeren en draaiend houden van een ETL tool. Ik ben echter wel van mening dat je bij het implementeren van een data warehouse altijd moet kiezen voor een ETL tool. Het biedt ten slotte mogelijkheden voor snellere ontwikkeling en zorgt voor lagere onderhoudskosten. In mijn ogen heeft het hele project al genoeg haken en ogen en als je dan niet de juiste middelen gebruikt ben je bij voorbaat al verslagen.”

Als ETL leverancier werd, na een zorgvuldige afweging, gekozen voor Informatica. Bij deze keuze liet FloraHolland zich van verschillende kanten adviseren. “We hebben contact gehad met de analisten van META Group. Zij volgen belangrijke ontwikkelingen op de markt en de belangrijkste spelers. Vanuit die hoek was de naam Informatica al een paar keer gevallen. Overigens is het niet de enige naam die genoemd is; we zijn geadviseerd, niet gestuurd.”

Stabiliteit

Peter Dieleman: “Het voordeel van een ETL tool is dat je niet meer hoeft te programmeren, maar in staat bent het proces van extractie, transformatie en laden van gegevens op een logische manier te ontwerpen. De software is in staat op basis van dit ‘ontwerp’ de fysieke uitvoering het proces te doen. Door de opzet en gebruiksvriendelijkheid van Informatica’s data integratie platform zijn ETL processen snel te implementeren en met minimale inspanning te onderhouden en beheren. Het grote voordeel van Informatica ten opzichte van andere ETL producten vind ik persoonlijk de stabiliteit van het product. Door de vele succesvolle implementaties is Informatica duidelijk de marktleider op dit gebied. Binnen Inergy voeren wij projecten altijd uit op basis van ‘fixed price, fixed date’. Op tijd en binnen budget leveren is daarom essentieel voor ons en dan is het aangenaam als je gebruik kunt maken van goede tooling in je project. In die zin ben ik dus wel blij met de keuze voor Informatica.’’

Wat Dieleman ook een voordeel vindt van de opzet van het data integratieplatform is dat de fysieke uitvoering van de ETL processen losgekoppeld is van de ontworpen logica. ”Dit komt de onderhoudbaarheid en herbruikbaarheid van ETL processen sterk ten goede. Deelprocessen die vaker gebruikt worden hoeven maar één keer ontworpen te worden en dus ook maar één keer aangepast te worden bij wijzigingen. Daarnaast is het ook eenvoudig mogelijk om de laadfrequentie van (delen van) het data warehouse in de toekomst aan te passen. Je kunt bijvoorbeeld de omslag maken van één update per dag naar iedere twee minuten, zonder dat de logica van het proces aangepast hoeft te worden,’’ legt Dieleman uit. “Dat soort groeiprocessen kunnen nog uwel eens gepaard gaan met grote aanpassingen, maar met de software van Informatica kunnen we dat voorkomen.’’

Overstap

Inmiddels is de eerste fase van het data warehouse project afgerond en worden de eerste gegevens dagelijks geladen. Het project dat hiertoe heeft geleid is voor alle partijen soepel verlopen. Van Beek: “Het project is goed verlopen, zeker vanuit de kant van de leverancier. In Inergy en Informatica hebben we hele goede partijen in huis die het project zeer vakkundig hebben begeleid. Internet was er wel enige gewenning nodig. Het is voor de mensen die ermee moeten werken natuurlijk een hele overstap van denkbeelden in de OLTP wereld naar dimensionele modellen. Uiteindelijk werkt dit natuurlijk een stuk sneller.’’

Ook voor Inergy is het project tot nu toe volgens schema verlopen. Peter Dieleman: “Een klein half jaar na de start van het project is de eerste versie van het data warehouse opgeleverd. In deze versie worden dagelijks alle commerciële transacties van de vestigingen Naaldwijk en Bleiswijk en van het bemiddelingsbureau geladen in het data warehouse; samen goed voor bijna 2/3 van de totale hoeveelheid transacties. Daarbij is tijdens de eerste projectfase veel aandacht besteed aan de introductie van de nieuwe technologie. De intentie is nu om komende zomer; een half jaar na de aflevering van de eerste fase, ook de tweede fase af te ronden zodat de informatie van de overige drie vestigingen ook opgenomen wordt. In die fase is het ook de bedoeling dat gegevens van de Verenigde Bloemenveiling Nederland (VBN) opgenomen worden, zodat bijvoorbeeld ook het marktaandeel van FloraHolland straks te bepalen is.’’

Eric van Beek vult aan: “We zijn begonnen met de pure omzetinformatie. Dat was fase één van het project en dat draait nu. Dat betekent dat we beschikken over een drietal jaren historie van de vestigingen Naaldwijk en Bleiswijk. Wanneer ook de volgende fase is afgerond, beschikken we over een overzicht van alle transacties compleet met aanvoerders en kopers. Dan heb je wel een informatiebron waar je heel veel mee kunt.’’

Sneller

Hoewel het project zich nog maar in de tweede fase bevindt, zijn de voordelen voor de veiling al te bemerken. Zo bespaart het bepaalde afdelingen nu al tijd. Peter Dieleman: “Het data warehouse bespaart op twee manieren veel tijd. Ten eerste kost het veel minder tijd om gegevens uit alle systemen te integreren voor de informatievoorziening omdat dit nu geautomatiseerd gebeurd. Ten tweede is informatie nu veel sneller beschikbaar en bovendien is de performance van de omgeving hoog.

Uiteindelijk levert dat, naast de bedrijfsmatige toegevoegde waarde van het data warehouse, ook een besparing op. Op termijn zijn er zelfs nog meer mogelijkheden voor besparing omdat een aantal bestaande applicaties voor informatievoorziening naar diverse gebruikers, eenvoudig vervangen kunnen worden door het data warehouse.”

Eric van Beek ziet vooral voordelen in de nieuwe analysemogelijkheden: “De booming jaren zijn wel voorbij. Dat merken ook wij op de veiling. Gevolg daarvan is dat we meer kostenbewust moeten opereren en dat zal waarschijnlijk zo blijven. Daardoor ontstaat er meer behoefte aan analysemogelijkheden. Je wilt de resultaten nu vaker en nauwkeuriger in de gaten houden en vaker even kijken naar de ontwikkelingen om zo nodig bij te kunnen sturen.”

Dat analyseren gebeurt nu vooral door de afdeling Product, Markt en Relatiemanagement (PMR). Dit is een informatievoorzienende afdeling die zich voornamelijk bezig houdt met het maken en distribueren van rapporten. Het is ook deze afdeling die op dit moment de grootste afnemer van informatie is. Van Beek: “De afdeling PMR ziet heel veel meerwaarde in het systeem. Voorheen moesten ze zelf informatie bij elkaar zoeken en die in spreadsheets verwerken. Dit data warehouse gaat dat kant en klaar aanbieden. Het staat altijd klaar en ze kunnen erbij. Vergaren is niet meer nodig en zo wordt ook weer de nodige tijd bespaard.”

“Uiteindelijk maakt het nieuwe systeem een hele hoop zaken een stuk gemakkelijker. Er is meer inzicht in wat je aan het doen bent. Niet alleen in het proces, maar ook bij het in beeld houden. We kunnen nu sneller en diepgaander analyseren. Ik zie het vooral als een eerste stap naar iets dat zeer wezenlijk zal worden voor de gehele bedrijfsvoering. Er zullen meer klanten volgen die straks niet meer buiten dit systeem kunnen, maar de grootste klant is alvast tevreden.”

Dienstverlenend op Informatiegebied

PMR voorziet nu nog in alle rapporten en analyses – zowel voor FloraHolland zelf als voor kwekers en handelaren. Het is het de bedoeling dat deze mensen via de afdeling automatisering op den duur zelf toegang zullen hebben tot rapporten. Van Beek: “We zijn dienstverlenend naar alle handelaren die hier op het terrein huisvesten en natuurlijk is het de bedoeling dat we dat ook zijn op informatiegebied. We moeten naar buiten treden naar veel partijen. Omdat we steeds groter worden, zijn er steeds meer partijen in het spel en wordt de database ook steeds groter. Ook in die zin werd het dus duidelijk tijd voor een nieuwe opzet.”

“Nu is de informatie vooral nog voor intern gebruik, maar als alle informatie geactiveerd is, gaan we die ook zeker extern gebruiken. Door de komst van het data warehouse beschikken we straks over informatie die ook voor kwekers en handelaren van toegevoegde waarde zal zijn. Er was bijvoorbeeld altijd al bekend welke kleuren van bepaalde producten de hardlopers zijn en wat de prijs doet, maar dat spel wordt nu veel nauwkeuriger. Zo kan een kweker bijvoorbeeld de keuze gaan maken tussen een hoge productie van een standaardbloem of een kleinere hoeveelheid nieuwe bloemen tegen een hogere prijs. Dat zijn specialisaties waarbij dit systeem ze zeker gaat helpen.”

Deze ontwikkeling is volgens Van Beek in meerdere opzichten van meerwaarde voor de bloemenveiling. Niet alleen kan FloraHolland haar klanten straks van betere informatie voorzien en dus tevreden houden, het verkopen van de informatie zal de veiling ook een extra inkomstenpost opleveren. “Gezien de grote vraag naar informatie vanuit deze externe groep, verwacht ik dat er veel afnemers zullen zijn. In die zin is het zeker de verwachting dat het systeem zichzelf zal gaan terugverdienen in efficiency én in betere besluiten.”