NCCW - Serviceorganisatie voor woningcooperatie voelt zich thuis bij PowerCenter

NCCW, voorheen onderdeel van automatiseerder Inter Access, levert bedrijfsinformatiesystemen voor commercieel- en sociaal vastgoed. Zo zijn onder meer vierhonderd woningcoöperaties klant van het Almeerse bedrijf. NCCW biedt deze klanten een volledig bedrijfsinformatiesysteem voor het administreren van onder andere huurders, woningen, financiën en onderhoud. Veel van die systemen worden ook door NCCW onderhouden. Dankzij de inzet van Informatica’s data integratie platform PowerCenter kan NCCW nu veel sneller, stukken goedkoper en eenvoudiger informatie verstrekken voor de managementrapportages waar deze woningcoöperaties behoefte aan hebben. Bovendien kan NCCW dankzij de software sneller nieuwe producten ontwikkelen voor de klant. De goede ervaringen met PowerCenter leidden binnen NCCW de afgelopen jaren tot steeds nieuwe toepassingsgebieden.

• Om pdf versie te downloaden

“Klanten die zelf hun informatiesysteem onderhouden, wilden ook een dergelijke eenvoudige oplossing hebben voor hun managementrapportages. De oplossing die we daarvoor vonden, was bij deze klanten ook een server van Informatica neerzetten die dezelfde extracties uitvoert, maar dan op locatie. Het resultaat is precies hetzelfde.”

- Henk Schutten, Projectmanager bij NCCW

Uitdaging:
Opzetten van een opener, moderner en gebruikersvriendelijker managementinformatiesysteem en flexibeler data warehouse om zo meer analyses te kunnen uitvoeren.

Voordelen:

• Klant volledig op de hoogte middels eenvoudige CD-rom interactie.
• PowerCenter maakt gebruik van een Window NT server en is goed in staat informatie over te schrijven naar verschillende omgevingen.
• Zowel lokaal als centraal inzetbaar.
• De mogelijkheid om integratielijnen te leggen tussen verschillende softwarepakketten en die vervolgens te synchroniseren.
• Simpele uitbreiding van de vastgoedsuite door de benodigde informatie richting de vastgoedsuite te converteren.Beter inzicht in de klant omdat gegevens centraal zijn opgeslagen.

Inmiddels wordt PowerCenter binnen NCCW op veel verschillende manieren ingezet en is het de “corporate standard” geworden voor de data integratie infrastructuur. De aanleiding om eind jaren negentig met Informatica in zee te gaan, was voor NCCW de vraag van haar klanten naar een opener, moderner en gebruiksvriendelijker data warehouse en managementinformatiesysteem. Vooral grotere woningcoöperaties wensten te beschikken over een flexibeler data warehouse om meer analyses te kunnen doen dan tot dan toe mogelijk was.

De eerste stap van NCCW om aan die wensen tegemoet te komen, was het bouwen van een op maat gemaakt data warehouse met historische informatie. Daarin wordt maandelijks nieuwe informatie geladen vanuit het in eigen beheer ontwikkelde Bedrijfs Informatie Systeem (BIS) dat door NCCW op de markt wordt gebracht. Om deze database te kunnen vullen met gegevens was het natuurlijk wel nodig om bestaande informatie over te hevelen uit het BIS. “Met Cobol, de toen gangbare programmeertaal voor het maken van extracties en transmissies, zou dat proces veel te veel tijd in beslag nemen”, vertelt Henk Schutten, als Projectmanager bij NCCW verantwoordelijk voor de implementatie van PowerCenter-toepassingen. “Cobol is zeer flexibel maar erg bewerkelijk. Veel zou met de hand geprogrammeerd moeten worden. Vanuit maintenance-oogpunt zou vervolgens uitgebreide documentatie moeten worden opgesteld.”

Het alternatief dat na een zoektocht uit de bus kwam, was PowerCenter. “Dat is een grafisch product en is daardoor veel inzichtelijker en het werkt tien keer zo snel”, weet Schutten inmiddels uit eigen ervaring. “Vooral met het oog op tijdbesparing en gebruiksgemak hebben we eind jaren negentig PowerCenter aangeschaft. De extractie, transformatie en het laden (ETL) vanuit het BIS naar het nieuwe data warehouse waren daarna zo gepiept.”

Zoeken

De keuze voor PowerCenter was niet direct vanzelfsprekend. Het werd eerst uitgebreid vergeleken met onder meer een product van Informix. De keuze viel uiteindelijk op PowerCenter omdat het andere product niet goed kon samenwerken met de front end tool die afkomstig is van een andere leverancier en waar al in een eerder stadium voor gekozen was. Naast de gebruikersvriendelijkheid en de snelheid van het product was het voor NCCW van doorslaggevend belang dat PowerCenter gebruik maakt van een Window NT Server en ook goed in staat is informatie over te schrijven naar verschillende omgevingen. “Dit is noodzakelijk omdat de gegevens uit meerdere gegevensbronnen kunnen komen”, aldus het interne rapport waarin de aanschaf van PowerCenter werd geadviseerd. Andere overwegingen die een rol speelden, waren dat PowerCenter zowel lokaal als centraal kon worden ingezet en dat NCCW verwachtte dat PowerCenter zou bijdragen aan een beheersbare omgeving. Of dat inderdaad zo zou zijn, moest overigens naderhand nog wel worden onderzocht.

Nieuwe toepassingen

De evaluatie viel goed uit, want de zeer positieve ervaringen met PowerCenter waren voor NCCW een reden om dezelfde software in te zetten op andere extractiegebieden. Het eerste extractiegebied dat onder handen werd genomen was de maandelijkse management rapportage die per cd-rom naar woningcoöperaties werden gestuurd. Die rapportages, de zogenaamde BISness-Info, bevatten actuele gegevens uit het BIS over onder andere de huur, het onderhoud, de bedrijfsadministratie en de woonruimteverdeling van huizen. Ook de extracties tussen het BIS en de ‘BISness-Info’ werden tot dan toe in Cobol geprogrammeerd. Bij het vervangen daarvan door PowerCenter bleek opnieuw dat veel tijd en dus kosten werden bespaard. Schutten: “Inmiddels is het proces zo ver dat de nieuwe cd-rom, die met behulp van PowerCenter wordt gemaakt, de oude volledig heeft vervangen. Het is een wijziging waar onze klanten niets van merken omdat het eindproduct nog steeds in het bij de coöperaties in gebruik zijnde front-end pakket te gebruiken is.”

Praktijk

Hoe werkt dat nu in de praktijk? Schutten: “Bij een klant staan pc’s met daarop front-end programmatuur. Zij ontvangen van ons een cd-rom met actuele gegevens uit het primaire BIS-systeem. Die gegevens worden gebruikt voor nieuwe managementrapportages. Hoe wij aan die gegevens komen? Die worden weer ingevoerd door medewerkers van woningcoöperaties, die op hun eigen systeem kunnen inbellen, dat door en bij NCCW wordt onderhouden. Wat wij alleen maar hoeven te doen, is de meest recente gegevens naar de cd-rom te kopiëren.”

“Een aardig effect van deze aanpak was dat onze klanten die zelf hun informatiesysteem onderhouden ook een dergelijke eenvoudige oplossing wilden hebben voor hun managementrapportages. De oplossing die we daarvoor vonden, was bij deze klanten ook een server van Informatica neerzetten die dezelfde extracties uitvoert, maar dan op locatie. Het resultaat is precies hetzelfde.”

“We werden steeds enthousiaster over dit ETL-tool”, vertelt Schutten. “Het werkte en bovendien zagen we dat het goede diensten kon bewijzen bij nieuwe marktontwikkelingen. In onze markt vinden namelijk nogal wat fusies tussen coöperaties plaats. Die grotere klanten willen de vrijheid hebben om zelf hun informatiesysteem te kunnen beheren terwijl zij ook hun eigen producten kunnen kiezen. Het enige punt is dat ze daarbij wel hun data nodig hebben. De klanten vragen steeds meer naar cd-roms met pure data die niet meer aan de front-end tool gekoppeld is. Omdat we toch al beschikten over PowerCenter, hebben we ook snel aan die wens kunnen voldoen.”

First Housing

Het bovenstaande is binnen NCCW de eerste serie toepassingen van PowerCenter geweest. Een tweede serie volgde toen er een compleet nieuwe vastgoedsuite werd opgezet met als doel om het gehele administratiesysteem voor woningcoöperaties te moderniseren. Dit nieuwe softwarepakket zou beter moeten kunnen integreren met andere producten en het moest woningcoöperaties vooral eenvoudiger toegang bieden tot de eigen gegevens. Dan zouden ze zelf op een gebruiksvriendelijke manier in staat zijn om de benodigde managementinformatie op te vragen. Bovendien moest het een op een Oracle database gebaseerd en via internet toegankelijk systeem worden en ook nog eens ‘locatie-transparant’ zijn. Dat wil zoveel zeggen als dat het niet uit mocht maken waar de machines stonden.

Al deze wensen van hun klanten leidden bij NCCW in 2000 tot een duidelijke strategische keuze om zichzelf om te vormen tot softwareintegrator. Sindsdien richt het bedrijf zich erop om een complete vastgoedsuite te bouwen met behulp van aangekochte softwarepakketten. Voordeel van de nieuwe strategie is dat er eenvoudig nieuwe producten, zogenaamde satellietpakketten, aan de vastgoedsuite kunnen worden toegevoegd terwijl NCCW ze niet zelf hoeft te ontwikkelen. Dat gebeurde voorheen altijd wel binnen het BIS. De nieuwe vastgoedsuite wordt, naast het BIS, aangeboden voor bestaande klanten die niet willen overstappen. Voor degenen die dat wel willen, worden bedrijfsgegevens opnieuw via PowerCenter omgezet.

Als aftrap voor de nieuwe vastgoedsuite kocht NCCW het Engelse softwarepakket First Housing. Daarnaast werd de financiële applicatie van Oracle Applications ingezet. Beide softwarepakketten werden vervolgens via de ETL-tool PowerCenter vlot gevuld met informatie uit het BIS.

Onderdelen van de BIS-informatie bevonden zich nu in zowel First Housing als in de financiële Oracle-applicatie, maar de informatie van een woningcoöperatie met (tien)duizenden woningen en huurders moest wel in beide systemen synchroon lopen. Het is natuurlijk onhandig wanneer klanten tweemaal moeten inloggen om al die gegevens te raadplegen. Op dit punt kwam een heel andere toepassingsmogelijkheid van PowerCenter om de hoek kijken: de mogelijkheid om integratielijnen te leggen tussen verschillende softwarepakketten en die vervolgens te synchroniseren. De volgende stap was dan ook het bouwen van een (ETL) integratielijn tussen First Housing en de Oracle-applicatie. “Het resultaat is” vertelt Schutten, “dat wanneer ik in First Housing iets verander, in Oracle allerlei zaken wijzigen die rechtstreeks met die verandering te maken hebben. Een voorbeeld? Wanneer een medewerker een vordering voor een huurder inbrengt in First Housing, wordt dat daar bewaard en tegelijk gaat het via de integratielijn naar de Oapps, zoals we de applicatie van Oracle noemen. Komt de betaling van de huurder vervolgens binnen bij Oapps dan matcht die de betaling automatisch met First Housing en wordt doorgegeven dat de rekening is betaald. Het grote voordeel hiervan is dat de medewerker die de zaken invoert altijd binnen de eigen applicatie kan blijven.”

Dit alles is mogelijk door de integratielijn die met PowerCenter is gebouwd. “Dankzij die integratielijn kan een klant ervoor kiezen om op termijn van het BIS af te stappen en alleen nog maar met First Housing en Oapps te werken”, stelt Schutten. “Dat is het moment waarop de klant is overgestapt op ons nieuwe product. De ETL-conversielijnen tussen het BIS en de twee afzonderlijke applicaties komen dan te vervallen. De vastgoedsuite is daarna verder uit te bouwen met behulp van satellietproducten. Het is tamelijk eenvoudig om dan PowerCenter in te schakelen om de benodigde informatie richting de vastgoedsuite te converteren, bijvoorbeeld bij de inzet van een huurverhogingsapplicatie of een voorraadbeheersysteem.”

Snelheid en besparing

Naast het simpel kunnen uitbreiden van de vastgoedsuite zijn vooral de snelheid en het gebruiksgemak van PowerCenter voor Schutten de belangrijkste redenen waarom hij zo blij is met dit product. “We zijn voor onze gegevensconversie nu af van Cobol. Bovendien sluit het product precies aan bij de wensen van onze klanten en kunnen we ook snel op nieuwe wensen inspelen. Ook binnen onze organisatie was het effect positief: voor het hele conversietraject werken we met vier eigen krachten en met zes man vanuit Inter Acces, onze voormalige moedermaatschappij. Waren we niet overgestapt op PowerCenter dan hadden die zes man eerst Cobol moeten leren. Alleen zou het rendement dan onvoldoende zijn geweest. Nu hebben we ze eerst een week op cursus gestuurd bij Informatica en daarna een maand intensief begeleid. Daarna konden ze zelfstandig werken.”

Dat neemt niet weg dat Schutten na deze fase best nog wensen had richting Informatica. Zo zou hij graag zien dat de beheersmogelijkheden van PowerCenter werden uitgebreid. Schutten: “Met vierhonderd klanten moet je ook vierhonderd afzonderlijke implementatie-sites onderhouden. Bij de overstap van het ontwerpen naar het testen en vervolgens het implementeren daarvan kan nog het één en ander verbeteren. De overdracht van ETLmappings vergt nu bijvoorbeeld nog te veel handwerk.”*

Op korte termijn zal NCCW zeker nog meer met PowerCenter gaan werken. En mogelijk ook met andere oplossingen van Informatica. Het voordeel is natuurlijk dat deze producten naadloos aansluiten bij de bestaande Informatica-producten die al bij NCCW in gebruik zijn.

*Inmiddels heeft Informatica in de nieuwere versie van PowerCenter deze functionaliteiten zichtbaar verbeterd.